Другой курс ▾
Занятие 3. Бюджет, график, риски и устойчивость
Цель. Составить бюджет, где каждая строка привязана к действию и обоснована, спланировать реалистичный график с учётом учебного года, написать короткий реестр рисков и объяснить, как работа продолжится после окончания гранта.
Бюджет, график и реестр рисков — три взгляда на одно: как ваш план встретится с реальностью. Эксперты читают их быстро и многое понимают. Аккуратный бюджет показывает, что вы понимаете свою работу; график, учитывающий Навруз и экзамены, — что вы знаете свою школу; честные риски — что вас не застанут врасплох. Это занятие даёт простые инструменты для всех трёх и для объяснения того, что продолжится после гранта.
Ключевые идеи
Бюджет — это план, записанный цифрами
- Каждая строка должна соответствовать действию в логической модели. Если расход нельзя привязать к действию, уберите его или объясните. По бюджету эксперты проверяют, понимаете ли вы свой проект.
- Записывайте каждую строку как количество x цена за единицу x срок = итог, в таблице, которую любой проверит калькулятором. Берите реальные цены из прайс-листов или письменных предложений, а не догадки. Арифметические ошибки делают всю заявку небрежной.
- К каждой строке добавьте предложение-обоснование: «Книги: 150 по 40 000 сумов позволяют каждому ученику брать по 1 книге в неделю». Избегайте расплывчатых строк «прочие» и завышений. Небольшой указанный резерв допустим, только если финансирующий разрешает.
Деньги, вклад в натуре и то, что финансирующий не оплатит
- Покажите два столбца: запрашивается у финансирующего и вклад школы и партнёров. Время учителей, помещение и часы волонтёров имеют ценность; запишите их как вклад в натуре с простым расчётом, например 4 учителя x 2 часа x 30 недель = 240 часов.
- Прочитайте правила допустимых расходов. Многие финансирующие не оплачивают расходы до получения гранта, обычные зарплаты или крупное оборудование. Хороший бюджет не прячет недопустимый расход под другим названием.
- Сверяйте деньги с логической моделью. Ноутбук для кабинета директора — не действие проекта по чтению, как бы он ни был полезен.
График и реестр рисков, учитывающие реальный учебный год
- Разложите проект по месяцам: когда придут средства, когда закупки, когда обучение учителей, когда каждая проверка. Отметьте каникулы, Навруз, экзамены в конце года и месяцы, когда здание занято другими делами.
- Средства часто приходят позже, чем ждали. Оставьте запас между получением гранта и первой закупкой и не начинайте работу, зависящую от денег, которых ещё нет на бумаге.
- Реестр рисков перечисляет 4–6 рисков, у каждого вероятность (низкая, средняя, высокая), влияние, одно действие для снижения и названный ответственный. Типичные школьные риски: поздние средства, рост цен, уход обученного учителя, слабая поддержка родителей, повреждённые книги.
Устойчивость: что будет на второй год
- Финансирующие спрашивают: что продолжится после гранта и кто платит? Разделите разовые расходы (стеллажи) и текущие (печать, замена потрёпанных книг) и покажите, как школа покроет текущие.
- Самая сильная устойчивость — не деньги, а привычка: порядок в расписании, обученные учителя, обучающие других, материалы, копируемые на месте, родительская группа, держащая библиотеку открытой. EEF подчёркивает: то, как инновацию готовят, проводят и поддерживают, часто решает, сработает ли она.
- Будьте честны. Обещать, что со второго года заплатит министерство или компания, без их письменного согласия — это риск, а не план.
Два вида расходов
Разовые расходы
Только 1-й год
- Стеллажи и коврики
- Семинары обучения
- Первый набор книг
Текущие расходы
Каждый год
- Печать листов проверки
- Замена потрёпанных книг
- Обновление обучения
Оценка расходов без догадок
Начинайте с действий, а не с денег. Для каждого действия перечислите нужное: время людей, материалы, помещение, транспорт, печать, ремонт, питание на семинарах. Затем оцените каждую позицию по прайс-листу или письменному предложению и запишите дату, потому что цены меняются. Проверьте скрытые расходы, которые легко забыть: доставку, перевод на узбекский и русский, дополнительные копии, замену изношенного и время человека, ведущего записи.
Используйте проверку здравым смыслом: разделите итог на число выигрывающих учеников или учителей. В образцовом проекте 10 290 000 сумов на 96 учеников — около 107 000 сумов на ученика. Это не доказывает правильность бюджета, но цифра в десять раз больше или меньше, чем в похожих проектах, вызывает вопрос, на который нужно быть готовым ответить.
Устойчивость — это в основном привычки и люди
Подумайте о четырёх видах устойчивости: порядок (час чтения в расписании), люди (больше одного учителя умеют это вести), материалы (школа может напечатать или скопировать нужное) и деньги (названный источник покрывает текущие расходы). Проект, зависящий от одного увлечённого учителя, хрупок; два обученных учителя и одностраничная карта порядка уже снижают риск.
Напишите план завершения, который финансирующий прочтёт в пяти строках: что заканчивается, что продолжается, кто отвечает, сколько это будет стоить на втором году и откуда эти деньги. Если источник лишь желаемый, так и скажите и покажите, что сделаете без него. Честные границы убедительнее непроверяемого обещания.
Примеры из класса
Проверка на ученика
Ситуация. Школа Азиза в Фергане запрашивает 18 000 000 сумов на кружок математики для 24 шестиклассников. Дильноза, читающая черновики для кластера, делит: 750 000 сумов на ученика. Она спрашивает, какие строки делают цену высокой. Две позиции — принтер и проектор, которыми пользуется каждый предмет. Азиз переносит их в собственный бюджет школы, и запрос уменьшается.
Вывод. Простое деление выявляет строки, не связанные с проектом. Честный перенос делает запрос убедительнее.
Учитель, который ушёл
Ситуация. Самаркандская школа планирует час чтения под руководством одной обученной учительницы, Малики. В ноябре она переезжает в другой город. Проект останавливается на шесть недель. В следующей заявке школа обучает двух учителей, пишет одностраничную карту порядка и называет методиста владельцем риска «обученный учитель уходит».
Вывод. Реестр рисков полезен, когда меняет план: обучение двоих стоит дешевле шестинедельной остановки.
Второй год с родительской группой
Ситуация. В бухарской школе текущие расходы библиотеки — 800 000 сумов на замену книг и 300 000 сумов на печать. Жасур просит родительский комитет взять первую строку с ежемесячным списком книг на замену, а школа покрывает печать из своих средств. Оба договариваются в коротком подписанном листке, хранящемся в папке проекта.
Вывод. Названный плательщик с письменным соглашением превращает «устойчивость» из надежды в план.
Типичные ошибки
- Добавлять расплывчатую строку «прочие» или завышать каждую цену на всякий случай.
- Включать в один небольшой проект оборудование, которым пользуется вся школа.
- Планировать действия на месяцы, когда здание или ученики недоступны.
- Обещать, что кто-то другой заплатит со второго года, без его письменного согласия.
Исправьте бюджет, нарисуйте год, взгляните на риски
- Откройте сборник: ОБРАЗЦОВЫЙ черновик бюджета с проблемами, пустую помесячную сетку учебного года, шаблон реестра рисков и лист расходов второго года. (5 мин.)
- Самостоятельно (10 мин.): проверьте черновик калькулятором. Найдите арифметическую ошибку, строку без привязки к действию, расплывчатую строку и недостающие расходы. Составьте список.
- В парах (15 мин.): перепишите бюджет таблицей с количеством, ценой, итогом и обоснованием в одно предложение на строку. Вклад в натуре покажите отдельным столбцом.
- В парах (10 мин.): заполните сетку с сентября по июнь. Отметьте каникулы, Навруз и экзамены, затем разместите закупки, обучение и каждую проверку чтения там, где они реально возможны.
- Часть Б, риски и второй год (20 мин.): запишите пять рисков с вероятностью, влиянием, действием и ответственным. Затем по листу второго года посчитайте текущие расходы и назовите, кто оплатит каждую часть. Решите, о каком риске вы сказали бы финансирующему открыто.
- Самостоятельно (5 мин.): запишите задание по лидерству из сборника.
Фасилитатор проведёт вас через это задание на самом занятии.
Вопросы для обсуждения
- Какую проблему черновика бюджета финансирующий заметит первой, а какую — коллега из школы?
- Что реальный школьный календарь сделал с вашим графиком?
- У какого расхода второго года пока нет ответственного и что вы с этим сделаете?
Подумайте
- Когда забытый в плане расход навредил проекту в вашей школе?
- Что в вашей школе оплачивается чьим-то неоплаченным временем и записано ли это где-нибудь?
- Какая хорошая практика в вашей школе остановится, если уйдёт один человек?
Попробуйте завтра
- Возьмите любую школьную покупку прошлого года и проверьте её формулой количество x цена x срок.
- Нарисуйте десятимесячную сетку с Наврузом, экзаменами и каникулами и разместите первые три шага проекта.
- Перечислите, что в вашем проекте продолжилось бы, если бы деньги закончились завтра, и кто бы это делал.
Дополнительные материалы и ссылки
Хороший бюджет, график и реестр рисков показывают финансирующему, что вы понимаете свой план и второй год вас не застанет врасплох.